BTCONJP2024配信を振り返る

一般社団法人日本ビジネステクノロジー協会(以降BTAJP) 理事 兼 BTCONJPスタッフの引田(hikky)です。

BTCONJP2024に来てくださった皆様、オンライン配信で見て頂いた皆様ありがとうございました！
お陰様で大盛況で終われることができました。

一時期「流しの配信屋」と言われていた私ですが(笑)、BTCONJP2024に関しては自分たちでやるか、業者さんをいれるかを結構悩んでおりました。
結果としては、BTAJPと協力関係にある一般社団法人サイバーセキュリティ連盟さんが利用している配信業者(株式会社オープンNEO)さんを紹介していただき、配信チームとしては、配信業者さんを利用してオンライン配信を実施しました。

※BTCONJP2024は、各タスクを8つのチームに細分化して対応しています。

配信業者に依頼する場合においても、自分たちの作業が0になるわけではありません。
当日までに以下のようなことを進めていました。

1. 事前打ち合わせ

2. 画面構成の確定・作成

3. 登壇者プロフィールや、セッションタイトルバナーの作成

4. 絵コンテの作成

5. 休憩間に流すCM動画作成

6. オープニング動画作成

7. サブルーム(スポンサーブース場所)へのリアルタイム配信の手法検討

8. 関係者控室等へのリアルタイム配信手法検討

9. 会場でのみ投影する、注意事項スライドの作成

10. 会場とオンライン配信開始前に流すBGM選定

11. アーカイブ配信用動画の編集

12. 配信に関する各社さんとのやりとり

13. 当日のオープニングアクト放映連携

これらのタスクをBTCONJP2024では、GitHub Issueを利用して管理していました。
コアスタッフメンバーはこちらのIssueを確認して、作業をしていき毎週の定例で進捗確認をするスタイルでした。
また今回初のオフライン開催ということもあり、来年の告知や宣材に利用できる写真を撮影していく。
というのも映像・配信チームとしてやりたいことでした。

それでは細かく話していきましょう！（需要ある？）

事前打ち合わせ

配信業者さんとどのような形でやって行くのか等を軽く打ち合わせを実施しました。
お互いのプロトコルがあっているので会話はとてもスムーズに進みましたし、こんなことできます？みたいな要求にもあーなるほど。そういうやり方もあるのか等勉強になりました（笑)
当日は回線が利用できなくなる可能性も考慮していただきLiveUでの配信を確かしていただいたと思います。
キャリア回線を複数束ねての設定だった記憶です。

画面構成の確定

オンライン配信の要とも言える画面構成をどうしていくかをまず考えました。
自分が主催しているいくつかのイベントで利用しているテンプレートを利用するか、完全に別物にするか。を検討し、他のカンファレンスイベントなどの配信構成を参考にしてみたりし、コアスタッフメンバーと検討を行い最終的に、こちらの配信レイアウトで確定しました。

アンケート上の枠にはスポンサーロゴを表示させていたのですが、思った以上に切り替わるのが早くて若干微妙でしたね。
今後は秒数をもっと長くするや、別な方法をなにか考えようかなと思います。

登壇者プロフィールや、セッションタイトルバナーの作成

こちらは、配信用に作成したというよりかは、各種SNSやWeb広告等に利用するためにデザイナースタッフに作成してもらいました。
下のような画像を、もしかしたらLinkdInやFacebookでご覧になった方もいたのではないでしょうか。
当日は、開始前のタイトルスライドとしても利用しました。
↓こういうやつ

絵コンテの作成

配信を担当する側からするとこれが一番重要です。
どんな絵をどのタイミングで配信に載せてほしいのかがわからないと配信のしようがありません。
そのため、別なコアスタッフが作成してくれた司会者用台本の横に、このタイミングでこれを表示してほしいというのを記載して、配信会社さんへ共有しました。
タイムスケジュールと司会者のセリフがすべて掲載されているため、オペレーターの方はそちらを確認しながらスイッチング操作をするという形ですね。

絵コンテはこんな形で、司会者台本に追記されていました。
１トラックであり途中でなにか特別なことをすることもなかったので、最初の定義さえ決めてしまえば後は繰り返しの絵コンテとなりました。

休憩間に流すCM動画作成

去年の反省を活かし(笑)セッション間にBTCONJP2024では10分間の休憩を入れました。(BTCONJP2023のタイムスケジュールはこちらから！)
休憩時間中に会場内が無音になるのも微妙だし、スクリーンに何も映らないのもなと思い、急遽各スポンサー様へ2分までの動画をいただければ休憩中に流します。
と連絡をさせていただき、各社さんからCM動画を頂きました。

多種多様なCM動画がでてきて面白かったのですが、1本の動画としてつなげた身としては、各社さんで音声レベルがバラバラなので、音量の調整に苦労した覚えがあります。
休憩中なので、そんなに大きな音で流すことはないのですが、切り替えのタイミングで音が大きくなったり小さくなったりすると会場内でも微妙ですし、ものによっては音声が全く聞こえない動画となってしまうなという懸念がありました。

CM動画の再生等でも前日リハーサルで配信会社のオープンNEOさんにはものすごく協力していただきました。とても感謝しています。

休憩中にCM動画を流すと決定したことは、結果的にとても良かったと思います。
開催後のスポンサー様からも良い反応を多数いただきました。来年はスポンサー募集段階から放映したい会社さんは事前にご提出ください。

と記載しておこうかと思います。
当日投影していたCM動画は、YouTubeにありますのでぜひご覧ください。

オープニング動画作成

一番悩んだオープニング動画の作成です。

せっかくやるならワクワクさせるようなオープニングムービーを流したい！！とスタッフで話してから、いくつかの会社さんに問合せをしたり、
自分でつくるか？どうする？と悩んでみたり紆余曲折ありました。
私の地元の知り合いの会社さんがクリエイティブ系のお仕事も受けていることを思い出して打診したところ快く引き受けていただけたので、
ものすごいざっくりとしてイメージと曲調と、過去の素材データをお渡ししてほぼ丸投げでお願いしました。

初稿が上がってきた段階で、スタッフからの評判はとても良かったため、細かい修正依頼のみお願いし、オープニングムービができあがりました。
当日投影したオープニングムービは、YouTubeにありますのでぜひご覧ください。

びっとにゃんをデザインしたのは私の妻なのですが、ムービーを見た瞬間にびっとにゃんが瞬きして動いてる！と歓喜していました。

実写の撮影しての動画作成も可能なようなので、気になる方はぜひ株式会社SOUZOUDOさんへ問合せてみてください。
BTCONJP2025でもまた依頼しようと思っています。
BTCONJP2024スタッフにshozoというのがいるのですが、shozo-do？ってちょっと盛り上がったのは内緒です（笑）

サブルーム(スポンサーブース場所)へのリアルタイム配信の手法検討

実はLINEヤフーさんのセミナールームは私も過去よく利用していました。（グループ会社にいた）
そのため、中の設備はよく知っていたんですよね。
今回1トラックのみだったので、スポンサーブース側にもリアルタイムで放映されているものを投影したいと考えていました。
メインルームとスポンサーブース用のルームは連結して利用することができ、PA機器も連動させることができるのですが、その場合スポンサーブースだけの音量を下げることはできない。と思い別手法を検討しました。
案1. Mars M1でワイヤレスでHDMI伝送する
案2. Zoomつないで投影する
案3. HDMIケーブルでスポンサーブースまで引っ張る
の3案を検討していました。

前日準備で卓を組み立てて頂いてる際に、セミナルーム連結部分の隙間からHDMIケーブルをオープンNEOさんが通してくれたので、案3の有線での安定した出力でスポンサーブースに投影することができました。
出力については私が軽く見た限りでは、VR-6HDを噛ませてそこのPGMをHDMI-OUTから出力していたように思います。
そのため、音声の送りレベルもそちらで多少調整ができました。
前日リハのタイミングで、スポンサーブースとメインブースをいったりきたりしながら音量チェックをし、当日はこのボリュームレベルでいきましょう。
とお願いをしました。

結果的にこの取り組みは大成功だったと思います。
スポンサーブースで対応している方も多少見ることはできますし、スポンサーブースをまわりながら配信を多少見聞きすることができたのではないかと思います。

投影されている写真を探したらなんと一枚もスポンサーブースにリアルタイム投影している写真がありませんでした(笑)

関係者控室等へのリアルタイム配信手法検討

これは私が絶対に実現したいと思っていた内容の一つです。
参加者の皆さんは休憩室には行きましたでしょうか？

休憩室にリアルタイムの映像が放映されいたことに気がついていましたか？
関係者控室すべてにも同じものを放映するようにしていました。

これは登壇者の方やスポンサーの方が休憩中でも今のセッションを見れるようにするためや、自分の出番前のセッションを確認してもらうような目的で実施しました。
コアスタッフ控室にも放映されており、配信トラブル時等に気がつけるというメリットもありましたね。

以前登壇させてもらったイベントでは、控室は無音で聞きたいセッションは直接セミナールームへ行って聞かないといけませんでした。
セッションルームが満席の場合登壇者の方も立ち見とかになってしまうため、関係者の方には、確実に座って見れるような形にしたいという想いもありました。

1トラックだからこそできたことかもしれませんが、複数トラックの場合でもどこからしらのリアルタイム映像は今後も投影していきたいなと考えています。

今回はオープンNEOさんが、Zoomウェビナーに配信をそのまま流してくれたので、関係者控室や休憩室にはZoomを利用して放映していました。
Zoomなので多少の遅延はありますが、別部屋で見ている分には気にならない感じでしたね。

会場でのみ投影する、注意事項スライドの作成

現地会場でのみ投影する諸注意事項スライドを会場のスクリーンにのみ投影していました。

これは現地参加者へのみの注意事項や、配信にのってはまずい情報(Wi-FI情報等)をオンラインに配信しないようにするためです。
オンライン配信を見ていた方は、開始時刻の15分前くらいからBTCONJP2024のロゴとBGMが流れていたと想います。
BGMに関しては、会場、オンラインともに同じBGMを利用していました。

ちょっといいビデオミキサーを利用するか、2台接続等しないと実現できない手法なのでここは配信業者さんに任せてよかった箇所ですね。

会場とオンライン配信開始前に流すBGM選定

BGMの選定って難しいですよね。
BGM確認するのも選定するのも時間がかかります。
コアスタッフ内で話し、最終的に @okash1n がこのプレイリストがいいということで、
以下のプレイリストをスマホにダウンロードして、当日ミキサーに取り込んでいただきました。

NCS: Background Music 🎧 For Work, Study & Chill

今後も多分こちらのBGMを使っていくかもしれないですが、BTCONJPへBGMを提供しても良いよ！という方はぜひご連絡ください。
情シスSlackでのイベント時やBTCONJPのイベント時に使わせていただければと思います。

アーカイブ配信用動画の編集

配信自体は、カンファレンス終了時間にあわせて停止しています。
アーカイブは配信しようと思っていますので、しばらくお待ちいただければと思います。
こちらもオープンNEOさんが、登壇時に色がおかしかったセッションの録画データの色補正までやっていただきご提供頂きました。大変感謝しております。
（データ容量が45GBくらいあって、自分のPCに取り込んでカット編集できるか？とちょっと心配になりましたが、問題なくいけました！ M1 Mac強い)
画面を作り込んでの配信であったため、音量の調整、多少の音声修正くらいを実施してYouTubeへのアップロード準備を進めています。
年末か年始くらいに公開できればという感じですね。

配信に関する各社さんとのやりとり

BTAJPではBoxを契約しており、Box内にコラボレータとして配信会社さんを呼び込んで共有しました。
これにより、オープニング動画やセッション動画等をスムーズに共有することができました。
スポンサーさんからのCM動画なども、ファイルリクエスト機能を利用してご提出頂きました。(現在はOneDriveでも同様の機能がありますね）
配信卓を組み上げる前に、画像等を事前に入れ込むはずだと思ったので1週間前くらいにはお渡しし、修正があったものは修正があったので、こちらを利用してください。と都度連絡していました。

当日のオープニングアクト

当日はそれなりの人数が朝から来場することが予想されたので、2F受付と17FのスタッフはLINEヤフーさんからお借りしたトランシーバーを利用して連絡を取り合っていました。
結果的にそこまで入場に手間取ることはなかったのですが、万が一入場待機列が捌ききれていなかった場合は、2F受付と連携をし、オープニングアクト映像を数分遅らせる場合もありますと、オープンNEOさんにはお伝えしていました。
当日も配信担当さんとの密な連携は必要ですね。
意外と忘れがちな箇所だなと思いますので、当日のスタッフ作業チェックリスト等にも記載していました。

タイムキーパー

実はオープンNEOさんにタイムキーパー的な事もやっていただいておりました。
開催1週間前くらいにこういう機材とかって利用可能ですか？と無茶振りをしてしまい、それに応えていただけました。
登壇卓にミニディスプレイ(5インチくらい?）を置き、登壇者が喋り始めたらカウントダウン動画を再生していただいておりました。
これにより登壇者は手元を見れば、あと何分持ち時間があるのかがすぐにわかるという仕組みです。
まじですぐ用意してくれたの感謝しかありません・・・。
ちゃんと、10分前になると黄色アイコンがついたり、5分前で赤アイコンになったりと要望すべてが満たされていました。あのカウントダウン動画欲しいくらいです。（笑）

写真撮影班

来年の宣材等の写真や、登壇者の方への共有できる写真を撮影するためにカメラマンを2人にお願いしました。
撮影した枚数は総計で、1,500枚近かったのではないかと思います。
そこから選定をし、登壇者やスポンサーの方々へは共有リンクをお渡しして、確認していただいています。
登壇中写真を利用して自社ブログ等を書いていただいた方などもいらっしゃいましたし、AskTheSpeakerは良い写真が多いので来年への宣材としても利用したいなと思っております。
またスタッフ各自がスマホで撮影していたデータ等も集めて、Boxへ保存しています。
眺めてると楽しかった思い出が蘇りますね。

最後に

いかがでしたでしょうか。
オープンNEOさんには感謝してもしきれないほど、いろいろな要望に答えて頂きました。
結構大変だったと思います。（ごめんなさい）

参加者アンケートでは

• 配信も完璧にこなしていて、他イベントより良かった。

• サブルームでのんびり視聴もでき快適だった

•  映像・音声ともに非常によかった

等嬉しいお言葉も多数頂きました。

初のハイブリッド配信ということで考えることも非常に多かったように思います。
また次回開催時には、ここをこうしてみたいなや、こんなこともやってみようかな
みたいな構想はあるので、ぜひ次回開催時もご参加いただければと思います！

それではまた次回お会いしましょう！

参考写真

リハ中のメイン会場

登壇者後ろのパネルも自分たちで組み立てました